La Encuesta Corporativa Global 2020 de Verdantix: “Presupuestos, Prioridades y Preferencias Tecnológicas para la Excelencia Operativa” muestra un aumento significativo en la inversión en aplicaciones móviles para inspección, planificación y ejecución de mantenimiento. Además, está claro que las organizaciones ven las aplicaciones móviles de mantenimiento como la forma más significativa de innovación digital para la excelencia operativa.
Con estas ideas y el compromiso de proporcionar a los clientes las herramientas más adecuadas para impactar la facilidad y rapidez de reparación de equipos, Pragma ha invertido en el desarrollo de un conjunto de aplicaciones que simplifican y digitalizan los procesos de ejecución de mantenimiento.
La última gama de aplicaciones de Pragma México puede mejorar significativamente la identificación de trabajo y la retroalimentación sobre los activos físicos de una organización que necesitan mantenimiento o reparaciones.
El conjunto de aplicaciones es agnóstico del sistema y puede integrarse con On Key EAMS (Enterprise Asset Management System), con otros sistemas de registro y entre sí. Esto es significativo porque da a los usuarios acceso a un conjunto consolidado de información y les permite entregar trabajo de manera más eficiente mientras tienen el beneficio de funcionar en varios sistemas específicos de la industria o de mejor calidad. La integración simplifica la experiencia y la hace mucho más fácil de usar.
El conjunto de aplicaciones ya es utilizado por una importante empresa de seguros que lo utiliza para gestionar mejor el trabajo de mantenimiento relacionado con las reclamaciones presentadas contra la diversa gama de edificios cubiertos en su cartera de propiedades comerciales.
Al digitalizar los pasos de identificación, validación y retroalimentación del trabajo en el ciclo del pedido de trabajo, las aplicaciones On Key Service Request and Feedback (On Key Solicitud de Servicio y Retroalimentación) agilizan la identificación del trabajo y permiten tiempos de respuesta más rápidos y una mejor experiencia del cliente. Además, las aplicaciones están diseñadas para automatizar la selección y el despliegue de contratistas, lo que alivia la presión sobre el centro de llamadas.
The Work Arranger and Field Engineering Apps (Las aplicaciones de Organizador de Trabajo e Ingeniería de Campo) digitalizan la asignación diaria, la ejecución y la retroalimentación del trabajo para completar el trabajo y cerrar el ciclo del pedido de trabajo.
Desafíos de los sistemas tradicionales de órdenes de trabajo
Para entender las ventajas de la tecnología móvil para el registro de solicitudes, veamos los desafíos cotidianos de los sistemas tradicionales de órdenes de trabajo.
Procesos de registro incómodos
A menudo, los empleados encuentran incómodo registrar problemas o averías porque no saben dónde encontrar las plantillas necesarias, o enviar un correo electrónico se vuelve una molestia, o el problema ha sido olvidado cuando regresan a sus computadoras.
Sistemas ineficaces basados en papel
Esto conduce a una baja velocidad de datos, errores en la captura de datos e información que se pierde. Debido a la falta de orientación, una persona puede especificar el equipo incorrecto para el mantenimiento, lo que lleva a una planificación incorrecta y a que el problema real no se resuelva a tiempo.
Visibilidad de las solicitudes de los empleados
La falta de retroalimentación sobre el trabajo podría desalentar a los empleados de registrar futuras solicitudes de trabajo o generar solicitudes duplicadas de la misma persona o de varias personas en el mismo equipo.
Solicitudes duplicadas
Cuando la validación y verificación de las solicitudes no se hacen correctamente, el registro de múltiples solicitudes en el mismo equipo puede ocurrir fácilmente. Esto podría significar que el equipo de planificación y programación duplica los planes de trabajo o cancela solicitudes pensando que alguien más ya lo ha planificado.
Solicitudes de trabajo no descritas claramente
A menudo, y especialmente con personas sin experiencia en mantenimiento, las solicitudes de trabajo se registran con información incompleta y no estructurada, lo que ralentiza todo el proceso. A su vez, automatizar y acelerar el trabajo se vuelve aún más complejo.
Solicitud de información y contacto
Los sistemas obsoletos pueden dificultar que la persona que registró una llamada agregue información adicional después de enviar su solicitud.
El equipo de planificación también puede encontrar difícil ponerse en contacto con la persona adecuada para solicitar información adicional. Esto puede ser especialmente cierto en un entorno de instalaciones, donde la persona que registró la llamada no es parte del equipo de mantenimiento.
Identificación, validación y retroalimentación del trabajo
Service Request APP (Aplicación de solicitud de servicio)
La Service Request App está diseñada para hacer más conveniente la identificación de trabajos obsoletos y facilitar la identificación del equipo correcto. El equipo logró esto creando una aplicación web reactiva que funciona en dispositivos móviles o de escritorio y se puede acceder mediante un código QR o un enlace. Los usuarios registrados o no registrados acceden a la aplicación simplemente escaneando el código con su escáner QR preferido.
Además, la aplicación permite a cualquier persona registrar una solicitud para ver si hay solicitudes actuales en ese equipo en particular.
Dependiendo de los requisitos de la organización, se puede proporcionar más información, como el progreso en las llamadas existentes. Esta función evita solicitudes duplicadas. El constructor de formularios de la aplicación es completamente personalizable, lo que permite a las organizaciones especificar qué información debe incluirse como parte de la solicitud de trabajo, lo que ayuda a los planificadores de trabajo con la información correcta desde el principio.
La gestión de documentación, como la carga de fotos, también se maneja para ayudar en la clasificación correcta de documentos.
Si bien la automatización y aceleración del trabajo son complejas, las aplicaciones permiten la validación configurable al enviar la solicitud, lo que sirve como el primer nivel de validación del trabajo. Por ejemplo, si una persona indica que el trabajo es urgente, esa solicitud de trabajo puede ser acelerada.
Feedback app (Aplicación de retroalimentación)
La Feedback App está destinada a facilitar el proceso de obtener más información del solicitante.
La aplicación contiene varias pantallas que podrían llegar al solicitante a través de correo electrónico, SMS u otras formas de comunicación como WhatsApp o webhook de Teams.
En pocas palabras, la aplicación cierra el ciclo de retroalimentación desde el momento en que se registra una solicitud de trabajo hasta que se confirma que se completó el trabajo y se puede cerrar la solicitud. La aplicación se puede integrar con la aplicación de solicitud de servicio y está diseñada para crear una experiencia de usuario fluida.
Asignación Diaria, Ejecución y Retroalimentación sobre el Trabajo
Work Arranger app (Aplicación de Organizador de Trabajo)
La Work Arranger App ayuda a supervisores y trabajadores a administrar su trabajo de manera más eficiente. Dado que los trabajadores a menudo se encuentran en el campo, esta aplicación hace que la gestión de su trabajo sea significativamente más conveniente y los equipa en el lugar con toda la información que necesitan para hacer su trabajo.
La aplicación le da a los supervisores una vista general del trabajo asignado a su equipo o departamento y la capacidad de aceptar el trabajo y asignar trabajo a los miembros del equipo. Los trabajadores pueden ver todo el trabajo histórico y actual asignado a ellos. La funcionalidad de chat de la aplicación permite a los miembros del equipo interactuar entre ellos según sea necesario.
Field Engineering app (Aplicación de Ingeniería de Campo)
Al ejecutar el trabajo, entra en juego la Field Engineering App. Es una aplicación web progresiva que permite capacidades sin conexión y aprovecha las funciones móviles nativas como la ubicación GPS, las notificaciones y la cámara. Con sus conjuntos de funciones controladas por el estado y el trabajo, la aplicación permite una experiencia altamente curada.
Esta aplicación le brinda al trabajador o ingeniero de campo la información exacta sobre lo que necesitan hacer a continuación según su rol y el paso en el proceso en el que se encuentran. De igual manera, interactúa continuamente con un servidor en la Nube, que a su vez interactúa con el EAMS. Aprovecha los recursos del servidor para obtener la información en un formato consumible, lo que la hace más rápida.
Los cambios realizados en la aplicación se sincronizan cada vez que la aplicación se conecta a Internet y el trabajo completado no se pierde. Las características adicionales incluyen la visualización, creación y finalización de tareas de trabajo de Identificación y verificación de activos, identificación de trabajo, inspecciones adicionales, visualización y actualización del historial de monitoreo de condiciones y más.
Actualmente nos encontramos en la fase de adopción de estas tecnologías, lo que significa que todavía hay muchas oportunidades para mejorar dichos productos. Es fácil emocionarse demasiado por las funciones y la conveniencia que prometen las tecnologías móviles.
Sin embargo, la conveniencia debe ser vista por lo que es: una característica del producto que hace que la adopción por parte de empleados, contratistas o clientes sea más atractiva, mientras que las características del producto serían inútiles a menos que los datos generados puedan ser compartidos entre los sistemas empresariales aplicables.
“La tecnología móvil no está aislada. El objetivo detrás de ella es obtener información dentro y fuera de los sistemas centrales para permitir que el personal, los clientes y todos aquellos que necesitan colaborar en una tarea lo hagan”, dice Stefan Swanepoel, Gerente de Producto de On Key EAMS.
Marthinus Burger, el Jefe de Proyectos y Consultoría de Pragma, es un especialista en gestión de activos con más de 15 años de experiencia en implementaciones de CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) y EAMS. Él ve la tecnología móvil desde una perspectiva práctica: “Si bien las aplicaciones son clave, no solo se trata de las aplicaciones. Para obtener el máximo valor de las aplicaciones móviles, debes asegurarte de que el proceso de gestión y control del trabajo sea eficiente y que las aplicaciones que implementas guíen a las personas para proporcionar la información correcta en todo el proceso”.
Los productos On Key de Pragma
Las aplicaciones On Key desarrolladas en la plataforma de desarrollo de aplicaciones rápidas de Pragma México trabajan en apoyo de la gestión y cuidado responsable de activos.
La suite de aplicaciones es agnóstica del sistema, lo que asegura que cada aplicación pueda cumplir su propósito en diversas industrias e integrarse con otros sistemas de registro. Para obtener más información sobre la suite completa de productos On Key, visita nuestro sitio oficial.
