Un plan estructurado para el desarrollo y la implementación de un cuadro de mando de Gestión de Activos
La medición y gestión del desempeño en una organización es vital para impulsar a una organización hacia el éxito.
La gerencia requiere tomar decisiones basadas en hechos que a su vez dependen de KPI (Indicadores Clave de Desempeño) confiables. En organizaciones medianas a grandes, que tienden a abarcar múltiples países y sectores, la evaluación de desempeño constante es a menudo un desafío que los ejecutivos experimentan. Las organizaciones con un historial de adquisiciones y fusiones complican aún más la estandarización ya que tienen sus propios modelos de KPI implementados. Un planteamiento estructurado para el desarrollo y la implementación de un cuadro de mando de gestión de activos puede preparar una organización para el éxito.
Planteamiento
Las iniciativas exitosas para un cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard) son capaces de equilibrar una necesidad a corto plazo de rastrear las ganancias rápidas mientras ponen en marcha un conjunto de indicadores clave de desempeño (KPI por sus siglas en inglés) de la gestión de activos, que serán capaces de rastrear el progreso del ciclo estratégico y dirigir los comportamientos deseados en la organización. La gestión de cambios efectiva es una pieza clave para manejar la resistencia al cambio y para integrar la medición de desempeño en la cultura operativa. Un planteamiento estructurado apoya a una organización que está en transición hacia un conjunto de indicadores clave de desempeño (KPI) nuevo y mejorado. La Figura 1 a continuación representa dicho planteamiento estructurado.
Figura 1. Planteamiento estructurado para el Desarrollo e Implementación del Cuadro de Mando de Gestion de Activos (AM Scorecard)
Evaluar los Indicadores Clave de Desempeño (KPI) Actuales
Las organizaciones sin mediciones de desempeño son escasas en tiempos actuales. El conjunto de Indicadores Clave de Desempeño (KPI) de una organización debe ser reevaluado con regularidad y esta evaluación debe ser revisada al inicio de una intervención en la gestión de activos, tal como el desarrollo de un cuadro de mando GA actualizado.
Antes de intentar cambiar las medidas que una organización aplica para rastrear o monitorear el desempeño, es necesario que un profesionista en gestión de activos entienda los Indicadores Clave de Desempeño (KPI) actuales que están en uso. Estos KPI a menudo están muy arraigados en la cultura de una organización. Los Indicadores Clave de Desempeño (KPI) existentes pueden ser apalancados para apoyar su implementación, por ejemplo, al adoptar KPI útil en todas las divisiones y sitios, o pueden convertirse en una barrera a la hora de implementar el cuadro de mando (scorecard).
Los principales KPIs deben ser reforzados para apoyar las ganancias rápidas. Los KPIs que pueden ser una barrera deben ser identificados en las primeras etapas de su iniciativa para permitir que un profesionista en gestión de activos prepare su planteamiento para abordar los cambios requeridos. KPIs ligados a incentivos, en especial para el personal sindicalizado, requieren la participación proactiva con las partes interesadas.
La evaluación del conjunto de KPIs actuales debe ser considerada como una oportunidad de acercamiento con las partes interesadas para obtener una retroalimentación de primera mano sobre lo que está funcionando en el conjunto actual de KPIs y lo que requiere algún cambio o revisión. Este acercamiento debe ocurrir en múltiples niveles de organización a lo largo de todas las funciones afectadas. La inversión en esta actividad rinde dividendos en las últimas etapas de desarrollo e implementación, pero esto no sustituye a una estrategia de gestión de cambio.
Diseño de Indicadores Clave de Desempeño (KPI)
Una vez que los KPIs actuales son entendidos, estos KPIs pueden formar un punto de partida para el acercamiento con las partes interesadas para determinar el cuadro de mando de gestión de activos (GA) que se va a aplicar para dirigir el desempeño de la gestión de activos. Un esquema de gestión de activos (GA), como está representado en la figura a continuación, es recomendable para analizar las brechas en el conjunto de indicadores clave de desempeño (KPI).
Antes de desarrollar el conjunto de Indicadores Clave de Desempeño (KPIs), los objetivos de la organización y de Gestion de Activos (GA) deben estar claramente definidos y documentados. Todos los KPIs en un cuadro de mando de gestión de activos (GA) deben estar alineados con estos objetivos, independientemente de la estructura utilizada para evaluar y definir un conjunto de KPIs.
Los KPIs deben ser desarrollados desde un nivel estratégico (Alta Gerencia) hasta un nivel táctico (mandos medios) y un nivel operativo posterior (personal operativo). Es importante que los individuos y los equipos sean medidos utilizando los KPIs en los que ellos pueden influir en el resultado.
Cuando se diseña un conjunto de KPIs, se debe considerar la madurez de los procesos de negocio, para garantizar que los KPIs sean factibles. La implementación de medidas avanzadas para un proceso o función empresarial inmaduros inhibirá severamente la adopción por las partes interesadas en el negocio.
Los KPIs diseñados debe estar formalmente documentados, con definiciones, fórmulas, frecuencia de reportes y fuentes de datos.
Etapa de Desarrollo
Definir un conjunto de KPIs es solo una parte de la preparación para implementar un cuadro de mando de GA mejorado. El desarrollo es necesario para hacer factible estos KPIs que definimos en la etapa anterior. Un profesionista en gestión de activos necesita abordar cómo van a ser reportados los KPIs, cuáles deben ser los objetivos para los KPIs definidos y cómo se debe manejar la información. Este desarrollo es analizado en las siguientes subsecciones.
Desarrollo del Cuadro de Mando y Reportes
Numerosas herramientas para elaborar reportes y herramientas de Business Intelligence (BI por sus siglas en inglés) ahora están disponibles en el mercado para apoyar a las organizaciones al proporcionar plataformas para ayudar a la configuración de reportes, cuadros de mando (scorecards) y análisis de datos. En grandes organizaciones, estas herramientas deben ser apalancadas para ayudar en la estandarización y automatización de la elaboración de reportes. Se deben evitar los reportes basados en Excel con trabajo exhaustivo, ya que la velocidad de datos tiende a ser deficiente para dicha elaboración de reportes y estos reportes son propensos a la manipulación.
Un factor clave en el éxito de la implementación de un cuadro de mando de gestión de activos es la selección de las herramientas o plataforma de software para apoyar la elaboración de reportes. La funcionalidad deseada de una herramienta o plataforma de software debe ser el factor principal cuando se realiza una evaluación del software disponible. El incumplimiento de las herramientas de software disponibles actualmente a menudo condena a una organización a meses de desarrollo de clientes y la frustración del usuario final. Un profesionista en gestión de activos debe considerar los siguientes factores cuando selecciona un paquete de software o plataforma de reporte para apoyar la elaboración de reportes de desempeño de gestión de activos:
- Facilidad para desarrollar y generar reportes y tableros
- Capacidad de configuración de tableros y reportes por los usuarios avanzados
- La capacidad de realizar interfaces con los sistemas de información existentes (los sistemas ERP, MES, EAMS y SCADA) es un requisito mínimo. Es aconsejable seleccionar un software que pueda realizar interfaces utilizando múltiples protocolos y que es independiente de la plataforma.
- Automatización de reportes y alertas
- Capacidad de ampliación del sistema
- Funcionalidad móvil
- Fácil acceso a la información desde cualquier dispositivo
- Soporte técnico y comunidad de desarrolladores
Una vez que se ha seleccionado una plataforma / paquete de software para la elaboración de reportes de desempeño de gestión de activos, los tableros deben ser configurados para apoyar el monitoreo de desempeño a nivel ejecutivo, a mandos medios y a nivel operativo. Cada cuadro de mando debe ser optimizado para presentar la información que es únicamente relevante para ese usuario final en específico. Es vital que todos los cuadros de mando y los datos representen una sola versión de la verdad, los datos y cálculos deben ser consistentes y estar alineados.
Los paquetes de software establecidos enfocados a la gestión de activos tales como On Key Insights abordan los factores enlistados arriba, el factor clave de diferenciación habitualmente es la capacidad del proveedor de servicios de vincular los requisitos comerciales con el sistema instalado.
Figura 2. El cuadro de mando de On Key Insights proporciona una vista operativa de los KPIs de la Gestión de Trabajo y la distribución del trabajo
Figura 3. Cuadro de Mando de Confiabilidad de On Key Insights que utiliza el Análisis Jack Knife
Definición de los Objetivos
Cuando un supervisor o gerente se enfrenta a un nuevo indicador clave de desempeño (KPI), a menudo su primera pregunta es ¿cuál es un buen resultado para esta KPI?. Un consultor o profesionista de gestión de activos debe aspirar a definir objetivos alcanzables y suficientes para encaminar el comportamiento deseado. Estos objetivos deben ser definidos ya sea antes de implementarlos a lo largo de una organización o en las primeras etapas del despliegue de un cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard). Un profesionista en gestión de activos tiene las siguientes herramientas disponibles para determinar los objetivos de desempeño:
- Evaluación comparativa con empresas de la misma industria
- Evaluación comparativa interna al realizar la recopilación de los datos de desempeño interno después de un periodo inicial de ensayo (periodo base)
- Modelizaciones y simulaciones
Estrategia de la Información
La gobernanza estricta y eficaz de la información empleada para apoyar un cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard) es un facilitador clave para garantizar que los indicadores de desempeño sean relevantes y precisos. La estrategia de información de una organización debe estar actualizada para apoyar el cuadro de mando de gestión de activos (AM scorecard) debe definir:
- Datos de entrada y sistemas de origen.
- Funciones y responsabilidades para garantizar la integridad de los datos
- Cómo se llevará a cabo la adquisición de datos para las transacciones importantes
- Controles de calidad de datos
- Requisitos de velocidad de datos
- Responsabilidad de recopilación y distribución de los indicadores clave de desempeño (KPI)
- Retención de información y política de seguridad
- Requisitos de auditoría de información
Gestión del Cambio
La gestión del cambio es vital para la correcta implementación de cualquier iniciativa de gestión de activos, como en el caso el cambio de KPIs de Gestion de Activos. La ineficaz gestión del cambio en la organización dará como resultado que sus empleados se vuelvan apáticos y resistentes a adoptar un nuevo y mejorado cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard). Una metodología formal de gestión del cambio (por ejemplo, ADKAR: awareness, desire, knowledge, ability and reinforcement) debe ser aplicada como parte de la iniciativa. La selección de los campeones del cambio para su iniciativa en cada sitio es clave para conducir los cambios requeridos en el negocio. La forma en la cual una organización aborda proactivamente la resistencia al cambio determinará la eficacia de la implementación del cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard).
Implementación del cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard)
Con todos los esfuerzos requeridos para entender el estado real de una organización, definir un cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard) optimizado, desarrollar tableros de control y reportes, definir los objetivos de los indicadores clave de desempeño (KPI) y preparar un negocio para un cambio completo, la organización está lista para la implementación de un cuadro de mando de gestión de activos (AM Scorecard) optimizado.
Un profesionista en gestión de activos debe resistir la urgencia de implementar todos los cambios de una vez. Un planteamiento en etapas es recomendable para demostrar los conceptos y para crear el impulso. Esto evita que las partes interesadas se sientan abrumadas por el cambio. Los indicadores clave de desempeño (KPI) deben ser priorizados con base en la importancia estratégica para el negocio y la implementación debe iniciar en los sitios estratégicos. Los esfuerzos de la gestión del cambio deben duplicarse en esta etapa con un enfoque en el compromiso de gestión durante las etapas iniciales y enfocándose en la aceptación de los nuevos indicadores clave de desempeño (KPI).
El apoyo de la alta gerencia a la implementación es un resultado clave de los esfuerzos de gestión del cambio, sin embargo, la evidencia de que la alta gerencia y los ejecutivos utilizan los indicadores clave de desempeño (KPI) y toman decisiones con base en un nuevo AM Scorecard tiene una influencia muy positiva en el éxito y sustentabilidad de la implementación.
Las herramientas simples tales como la gestión visual deben ser utilizadas para garantizar que los KPIs sean visibles para los empleados. Entre mejor comuniquemos y hagamos disponibles los KPIs a los empleados, mayor será la participación de los empleados y los resultados serán mejores.
