En un reciente webinar sobre la integración de sistemas EAMS basados en soluciones, miembros del equipo de On Key de Pragma presentaron varios datos que las empresas deben considerar para lograr una integración exitosa.
Dirk Janse van Rensburg, Director General de On Key Software Solutions, destacó uno de los principales impulsores, que es que la integración es imperativa si una empresa desea ser más competitiva dentro de su industria. Sin embargo, la integración siempre ha presentado varios desafíos. Stefan Swanepoel, Jefe de Desarrollo de Productos, señaló que uno de estos desafíos es construir un puente entre su sistema y el sistema con el que desea integrarse. Esto puede parecer desalentador, pero la tecnología ha avanzado mucho y las soluciones son más sofisticadas ahora y más fáciles de encontrar.
Sin embargo, incluso si una empresa comprende la necesidad de la integración, no es suficiente simplemente “querer integrarse”. JP de Koker, Desarrollador del Producto On Key Integrate, explicó que aunque una solución de integración adecuada desempeña un papel vital en la implementación y uso exitoso de un EAMS o CMMS, a menudo las organizaciones no consideran el problema real que están tratando de resolver al querer integrarse. “Antes de comenzar a desarrollar, el enfoque no debe estar en el hecho de que necesita integración, sino en que tiene un problema para el que necesita una solución”, dijo. “La integración formará toda o parte de esa solución, pero enfóquese en lo que está tratando de resolver”.
JP, por lo tanto, recomendó que las empresas comiencen definiendo el problema para que el alcance de la solución sea conocido y entendido por todos los interesados. También recomendó tener una imagen clara de la estructura de datos fuente y asegurar la integridad de los datos. Por ejemplo, asegurarse de que no haya registros duplicados en su sistema y que los registros estén actualizados.
Además, analice críticamente el impacto y el papel de la solución en la arquitectura existente. JP también comento: “Es muy importante que tenga una buena imagen del contexto de su solución y el impacto que podría tener en los sistemas existentes”.
Mejores prácticas de la industria
Es útil saber que aunque esta integración puede ser intimidante, no es necesario comenzar desde cero para llegar a una solución. Ya existen muchas mejores prácticas de la industria para tomar como referencia. Por ejemplo, consideremos el problema de elegir un proveedor de integración. ¿Necesitas hacer un desarrollo interno o puedes utilizar una solución existente y probada en el mercado? “Aunque no hay una respuesta correcta, las mejores prácticas muestran qué aspectos deben considerar para que la opción que elijas se adapte mejor a tu organización”, dijo JP.
Estos aspectos incluyen:
- La madurez de tu proveedor de software. Considera sus capacidades tecnológicas y su solución de integración, por ejemplo, ¿te dará la opción de nube o local?
- El mantenimiento posterior a la implementación. ¿Tiene tu organización, la capacidad, el tiempo y los materiales para mantener la solución?
- El monitoreo, la gestión de errores y la resolución de problemas que surjan. ¿Tiene tu organización un proceso para solucionar los problemas que se puedan presentar?
“Otra mejor práctica es tener registros maestros y lo que llamamos ‘una sola versión de la verdad'”, dijo JP. “Luego está la mejor práctica de optimizar las definiciones de los registros, como los registros de activos y donde va cada detalle. Además, considere la interoperabilidad de los sistemas EAMS o CMMS y ERP; asegúrese de que la integración no dependa de que ambos sistemas estén en línea y disponibles”.
Las dos mejores prácticas finales son garantizar la transferencia segura de datos (ya que cada persona en el negocio solo debería poder acceder a la información relevante para ellos) y monitoreo e informes, en los que necesita tener una vista clara de lo que está sucediendo en sus procesos (ya que estos pueden llegar a ser cientos de miles por mes, y todos estos registros deben llegar correctamente a los sistemas de destino).
Pasos Prácticos
Después de tener en cuenta las mejores prácticas, se pueden aplicar seis pasos prácticos para comenzar realmente el desarrollo, explicó JP:
- “Primero, es necesario identificar la fuente y el destino. Es crucial entender de dónde provienen los datos y hacia dónde se dirigen”.
- “En segundo lugar, hay que formalizar los datos comunes o de referencia. Asegúrese de que los mapeos de campos en los diferentes sistemas correspondan entre sí”.
- “Tercero, enfóquese en las consideraciones técnicas y la arquitectura existente. Por ejemplo, debe decidir si va a implementar una integración local en la red del cliente o una integración basada en la nube, y determinar si podrá transferir los datos de una aplicación a la siguiente usando el protocolo actual”.
- “Cuarto, considere las áreas de preparación versus un sistema de extremo a extremo. ¿Los datos fluirán de un sistema al siguiente, o se colocarán primero en algún tipo de tabla de preparación o carpeta compartida?”.
- “Quinto, decida si necesita un proceso de transferencia de datos programado o en tiempo real. La transferencia en tiempo real puede parecer la opción más atractiva, pero es importante reflexionar sobre esto. Si necesita los datos una vez a la semana o al mes, entonces una transferencia de datos programada será más que adecuada. Pero si necesita los datos al instante, un proceso de transferencia de datos en tiempo real será esencial”.
- “Y finalmente, sexto, asegúrese de definir la integración como parte de un proceso comercial documentado”.
El éxito en la integración SÍ es un objetivo alcanzable
Si bien no hay una fórmula perfecta para copiar y pegar, aplicar estas mejores prácticas y tomar estos pasos prácticos eliminará la angustia y la incertidumbre, colocando a su organización firmemente en el camino hacia la integración exitosa basada en soluciones. Como concluyó Dirk: “La integración ya no es algo que debamos temer. Puede ser cuidadosamente planificada y bien pensada, y la tecnología ciertamente lo permite. De hecho, la integración debería ser algo que abracemos. Si podemos abrazarla y estructurar el proceso, realmente puede generar mucho valor”.
Anexo
Un CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) y un EAMS (Sistema de Gestión de Activos Empresariales) son ambas soluciones de software utilizadas para gestionar el mantenimiento y los activos dentro de una organización. Aunque puede haber cierta superposición en la funcionalidad, existen diferencias entre los dos:
- Alcance: Un CMMS se enfoca principalmente en la gestión de actividades de mantenimiento, incluyendo órdenes de trabajo, seguimiento de activos, programación de mantenimiento preventivo, y gestión de inventario. Por lo general, es más especializado en tareas relacionadas con el mantenimiento.
- Gestión de Activos: Un EAMS, por otro lado, tiene un alcance más amplio que se extiende más allá del mantenimiento. Abarca todo el ciclo de vida de un activo, desde la adquisición hasta la disposición. Las soluciones EAMS proporcionan funcionalidades para el seguimiento de activos, mantenimiento, adquisiciones, gestión financiera, evaluación de riesgos, y más.
- Integración: Los sistemas EAMS a menudo se integran con otros sistemas empresariales, como sistemas financieros, sistemas de adquisiciones y recursos humanos, para proporcionar una visión holística de la gestión de activos en toda la organización. Los sistemas CMMS, aunque pueden tener capacidades de integración, generalmente se enfocan más en los procesos específicos de mantenimiento.
En resumen, mientras que tanto los sistemas CMMS como los EAMS tratan sobre el mantenimiento y la gestión de activos, un EAMS tiene un alcance más amplio, cubriendo una gama más amplia de procesos relacionados con los activos y la integración con varios sistemas organizativos.
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