Muchas organizaciones descubren que tienen dos o más registros de activos duplicados cuando examinan de cerca sus prácticas y sistemas. Este enigma de múltiples registros de activos también surge durante la implementación de nuevos sistemas o intervenciones de gestión de activos o infraestructuras. Esto es especialmente cierto en el sector público, donde típicamente se encuentran cuatro o más registros de activos. Encontramos que el problema va más allá de la cantidad de registros de activos porque la definición y los límites de los activos no estan claramente definidos.

En este artículo, desglosaremos este fenómeno y daremos algunas orientaciones al respecto. Utilizaremos la ISO 55010 como fuente principal y nos centraremos en los registros de activos de equipamiento y financieros, los departamentos que los utilizan y cómo pueden alinearse.

Definiciones

Aunque las palabras otorgan significado, también pueden ser confusas. Con una variedad de especialistas utilizando el término ‘gestión de activos’, no siempre está claro a qué se refieren: ¿activos financieros o de ingeniería? ¿Estás realizando compra-venta de acciones para clientes o gestionando los activos físicos de tu empresa? Como no está claro, la gente agrega descriptores como ‘físico’ o ‘infraestructura’ para denotar el enfoque de ingeniería en la gestión de activos. La gestión de activos de infraestructura se centra en manejar activos de infraestructura pública como instalaciones de tratamiento de agua, líneas de alcantarillado, carreteras, redes de servicios públicos, puentes y ferrocarriles. Muchos de los participantes que desarrollaron la ISO 5500X provenían de empresas públicas, e incluyeron todo tipo de activos en la definición, el marco y el conocimiento creado por ella.

La gestión de activos físicos o de infraestructura permite a una organización generar valor a partir de sus activos para alcanzar sus objetivos organizacionales. Los activos son vistos como algo que tiene un valor potencial o real para una organización. La organización utiliza un sistema de gestión de activos para dirigir, coordinar y controlar las actividades de gestión de activos (ISO 55002, 2018).

Bloques de Construcción para Gestionar la Infraestructura

En la gestión de activos de infraestructura, el enfoque está en gestionar los activos a través de su ciclo de vida mientras se apoya a la organización para alcanzar su meta. Operar y mantener activos sin apoyar los objetivos organizacionales puede restar en lugar de agregar valor. Para lograr esto, se debe cumplir con el requisito crítico en cada una de las cuatro fases principales del ciclo de vida del activo.

Estas son las cuatro fases y sus requisitos críticos:

• Crear/adquirir | Asegurar que la demanda se entienda bien (especialmente a largo plazo). El activo especificado debe ser apto para su propósito, y los equipos de operaciones y mantenimiento deben estar listos para usar y mantener el activo una vez que entre en funcionamiento.
• Mantener | Tener todo el personal, sistemas, herramientas, instalaciones, etc., en su lugar para mantener el activo, mientras continuamente evalúas la condición y rendimiento contra el plan de gestión de activos para saber cuándo realizar un “overhaul” o desecharlo.
• Utilizar | Asegurar que el activo se opere de manera óptima dentro de las especificaciones de diseño y apoye los objetivos de la organización. Una carretera que soporta camiones más pesados de lo especificado tiene una vida mucho más corta de lo planeado.
• Renovar/desechar | Asegurar que los activos se desechen de forma segura mientras se extrae el máximo valor de cada activo.

Aparte de estas condiciones de ciclo de vida de alto nivel, todas las funciones de apoyo como RRHH, Finanzas, TI, etc., deben ser consideradas para cualquier sistema de gestión exitoso y sostenible. Todo esto debe hacerse mientras se mantiene el equilibrio óptimo entre rendimiento, costo y riesgo.

Muchas cosas deben estar en su lugar para gestionar bien la infraestructura. Uno de los elementos de apoyo más fundamentales es el registro de activos, a veces llamado registro de equipos o registro técnico. Se encuentra en el sistema de gestión de activos empresariales (EAMS: Enterprise Asset Management System) o sistema de gestión de mantenimiento informatizado (CMMS: Computerised Maintenance Management System), apoyando una miríada de funciones y procesos. Los planes de mantenimiento se ejecutan contra activos específicos, se crean órdenes de trabajo contra activos, y los gastos operativos y el capital pueden presupuestarse y rastrearse contra activos o tipos de activos/ubicaciones funcionales.

Diferentes Partes Interesadas, Requisitos y Aplicaciones 

Al observar la organización en su conjunto, se encuentran varios registros vinculados a activos:

• El registro de activos de equipos (descrito anteriormente) para activos físicos es utilizado por ingeniería para mantener activos. El registro de activos fijos financieros es utilizado por finanzas para informar sobre activos (adquirir, presupuestar, depreciar, vender, etc.). El registro del sistema de información geográfica (GIS: Geographic Information System) es utilizado por ingeniería y finanzas para almacenar el sistema de información geográfica, especialmente aplicable a terrenos, edificios, oleoductos, líneas eléctricas, carreteras, etc. Un registro de piezas se encuentra en la tienda con todas las piezas que están registradas en la lista de materiales de un activo físico. El registro operativo describe la responsabilidad por área, función o departamento.

Entonces, ¿por qué no tener solo un registro que combine todos estos? Teóricamente, es posible. La pregunta es: ¿si es factible, práctico de implementar y si realmente es la solución óptima?  Para responder a esta pregunta, veamos los requisitos de cada interesado y cómo se utiliza el registro. Cualquier organización dependiente de activos tendrá varios departamentos con diferentes procesos y requisitos, todos informando y registrando los mismos activos.

El departamento financiero tiene muchas divisiones con requisitos únicos:

• La contabilidad financiera es responsable de presentar la vista financiera histórica de la empresa a la gerencia y accionistas y es auditada contra estándares contables. Registrarán e informarán sobre la adquisición del activo, pero solo necesitan describirlo adecuadamente para informar. Por ejemplo, se puede adquirir una planta de tratamiento de aguas residuales y tenerla como un activo en el registro de activos financieros, ya que fue una transacción. Cuando se venden componentes o activos dentro de ella, el registro de activos financieros puede necesitar ser desglosado para acomodar esto. La legislación puede tener estándares del nivel al que se registra un activo. La función contable necesita valorar, depreciar e imponer activos y reflejar constantemente la vida útil restante del activo y su valor residual.
• Costeo de Gestión proporciona una reflexión monetaria sobre la utilización de los recursos empresariales y conocimientos relacionados de causa y efecto sobre las actividades económicas, empresariales pasadas, presentes o futuras. El costeo de gestión ayuda a los gerentes en su análisis y toma de decisiones y apoya el logro de los objetivos estratégicos de una empresa.
• La contabilidad de gestión ayuda con las previsiones para facilitar la toma de decisiones de la gerencia. Junto con la contabilidad de gestión, necesitan apoyar la expansión de la planta, mejoras, etc., y necesitan los datos correctos para informarla.
• El presupuesto necesita rastrear e informar sobre los presupuestos y gastos, a menudo contra activos.
• El departamento de financiamiento  necesita presupuestar para adquisiciones de capital, también vinculado a activos actuales o futuros. El departamento operativo estará preocupado por la disponibilidad óptima y el uso de sus activos, la calidad del servicio/producto, etc. A menudo asignarán recursos de cierta manera o forma a activos o grupos de activos para asegurarse de que estén bien mantenidos y seguros.

El departamento operativo estará preocupado por la disponibilidad óptima y el uso de sus activos, la calidad del servicio/producto, etc. A menudo asignarán recursos de cierta manera o forma a activos o grupos de activos para asegurarse de que estén bien mantenidos y seguros.

El departamento de mantenimiento es responsable de mantener un activo después de su puesta en marcha. Esto se hace según el plan de gestión de activos para ese activo, incluyendo cómo se adquiere, opera, mantiene, se monitorea su condición, se desecha, etc. Los planes de mantenimiento deben establecerse para cada pieza de activo y poder registrar las fallas de cada activo.

El departamento de repuestos (almacenes MRO: Maintance Repair and Operations) debe asegurar el equilibrio óptimo de la cantidad correcta de stock para satisfacer la demanda operativa en todo momento. Para cumplir con su función, necesitan desglosar los activos en sus repuestos de mantenimiento y tener estas piezas vinculadas a códigos de proveedores para procesos de adquisición óptimos.

Un sistema de información geográfica (GIS: Geographical Information System) muestra tanto la ubicación física de un activo como su tamaño/límites exactos. Es más a menudo una función independiente que necesita hacer un seguimiento constante de los cambios en los límites y ubicaciones de los activos.

Cada uno de estos departamentos tiene diferentes requisitos y visiones sobre lo que es un activo. La definición de un activo, según la ISO 55000, no es compartida por los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP: Generally Accepted Accounting Principles) ni por las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS: International Financial Reporting Standards). Cada departamento tiene sistemas que respaldan sus procesos, con un registro de activos como base.

Subdividir un terreno necesitaría ser apoyado por el GIS pero tendría un impacto inmediato limitado en los otros registros. Pero en algún momento, podría tener que ser reevaluado o vendido, y entonces el cambio debe registrarse en el registro financiero. Las operaciones podrían decidir nuevas subdivisiones de sus operaciones con, una vez más, impacto limitado en varios de los otros registros. Pero de antemano, OPEX necesitaría ser realineado, y si la gerencia quiere el costo total de propiedad de un activo, tendría que estar vinculado a los gastos de mantenimiento en esta nueva agrupación. Un activo podría ser vendido y eliminado del registro de ingeniería/mantenimiento ya que el mantenimiento se detendrá, pero deberá mantenerse en el registro financiero debido a un reclamo de garantía u otro requisito.

Desde esta mirada en profundidad a cada interesado, podemos concluir que diferentes registros de activos no son el enemigo sino más bien la solución. La pregunta es, ¿cómo puede una organización asegurarse de que estos registros se alineen donde sea necesario y en qué nivel? Por ejemplo, si el mantenimiento inspecciona un activo, esto podría ser un indicador suficiente de la condición y la vida útil restante según lo requiera el equipo de contabilidad. Sin embargo, si los registros de inspección del equipo de mantenimiento no incluyen información relacionada con la vida útil restante, se necesitará realizar un proyecto separado a un costo adicional.

Cómo alinear los registros de activos 

Para alinear estos registros, se necesita insertar una clave, enlace o etiqueta en los registros para conectarlos entre sí.

La ISO 55010 recomienda que se consideren los siguientes criterios con la inclusión de la clave/enlace/etiqueta:

• Se logre un entendimiento común de los datos específicos del activo capturados, los requisitos de informes y análisis en cada área funcional.
• Se identifiquen y definan los datos que necesitan compartirse entre las diferentes áreas funcionales.
• Se identifiquen y acuerden una única fuente clave para cada uno de los elementos de datos específicos.
• Se definan y acuerden estándares de calidad de datos, procesos de negocios, responsabilidades y plazos para mantener los datos del registro de activos por los diferentes interesados.

Cumplir con estos criterios llevará a una terminología común y alinear a mantenimiento y finanzas para acordar que el término de ingeniería “reparar” sea interpretado por finanzas como un gasto, mientras que “mejorar” sea tratado como un gasto de capital. Permitirá al departamento financiero informar de manera más precisa y eficiente. Proporcionará información alineada, confiable y útil para la toma de decisiones, y ayudará a cada departamento a ver y entender su efecto en otro.

El personal debe ser entrenado y recordado continuamente de esto. La ISO 55010 está de acuerdo en que las funciones no financieras deben entender los principios financieros y contables para la gestión de activos para fomentar la discusión y comunicación entre diferentes áreas funcionales dentro de una organización. Esto lleva a un mejor entendimiento de la terminología y el lenguaje comúnmente aplicados por el personal financiero y no financiero relacionados con la gestión de activos.

Factores críticos de éxito de la alineación del registro de activos

Para la alineación exitosa de los registros de activos y toda la implementación de la gestión de activos o gestión de información de activos, el apoyo de la alta y media gerencia es crítico. Los actores en la organización están demasiado cerca de sus procesos y alcanzando sus objetivos para tomar nota y dar apoyo a otros departamentos en la organización. Debe crearse conciencia del panorama general, los requisitos de otros departamentos y cuánto más eficiente y efectivamente puede funcionar la organización si los departamentos y procesos atienden a las necesidades de los demás. Entrevistas con expertos en gestión de activos de la Oficina de Responsabilidad Gubernamental de Estados Unidos llevaron a la conclusión de que “… los silos son necesarios para permitir el nivel requerido de especialización, pero si estos silos no se comunican, se producen ineficiencias y errores en la gestión de activos”. Además, “… cuando la implementación de la gestión de activos falla, a menudo es porque el personal de gestión de activos y la alta gerencia no están alineados”.

El enfoque debe estar en la alineación de registros de activos, sistemas, terminología y personas en toda la organización. La ISO 55001:2014, 7.5 d) establece que “la organización debe determinar los requisitos para la alineación de la terminología financiera y no financiera relevante para la gestión de activos en toda la organización”. Una organización que desea mejorar debe entender cuán críticos son la eficiencia, la precisión de la información para informar la toma de decisiones y el entendimiento compartido para que logren sus metas.

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