El Creciente Enfoque en la Gestión de Activos y Requisitos de Software

Hemos visto un creciente énfasis en la gestión de activos dentro del gobierno local durante la última década. Naturalmente, también ha habido mucho enfoque en los sistemas de software para apoyar los diversos requisitos.

Sin embargo, en su mayoría, estos requisitos del sistema tienden a asumir un papel de cumplimiento que está fuertemente orientado a las finanzas. Si bien el cumplimiento es esencial, es igualmente importante considerar si los procesos y sistemas actuales dentro del gobierno local están realmente ayudando en la gestión física de los activos. Además, es difícil encontrar sistemas de software que puedan cumplir con los requisitos de cumplimiento financiero y técnico para gestionar e informar sobre los activos públicos gestionados por los municipios.

La Integración de Sistemas Financieros y Técnicos en la Gestión de Activos

Se ha hecho mucho para romper los silos entre las direcciones financiera y técnica de la gestión de activos dentro de las entidades de gobierno local, y no se puede negar la importancia de cada uno de sus respectivos roles. La comunicación abierta, la colaboración y la consistencia siguen siendo clave, lo que plantea la pregunta: “¿Por qué no se puede aplicar el mismo principio a sus respectivos sistemas de software?”.

Un sistema de gestión de activos respaldado por contadores siempre se inclinará más hacia el cumplimiento financiero y la presentación de informes; mientras que un sistema respaldado por ingenieros siempre será más técnico y operativo. En esta era tecnológicamente avanzada, nada impide que dos sistemas especializados, como un sistema ERP o de contabilidad, se integren o “hablen” con un sistema técnico como un sistema de gestión de activos empresariales (EAMS: Enterprise Asset Management) o un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS: Computerized Mantainance Management System).

Desafíos y Potencial de Mejora en la Gestión Municipal de Activos

En los últimos años, la tendencia es que los municipios han dedicado mucho tiempo, esfuerzo y dinero a mejorar la infraestructura para su gente. Estos esfuerzos han asegurado una mejor igualdad y acceso a los servicios. Sin embargo, el mismo enfoque y esfuerzos no se han aplicado a las operaciones o los requisitos de mantenimiento de estos activos existentes, recientemente adquiridos o recién construidos. La infraestructura fallida y las implicaciones resultantes han obligado a prestar mucha atención a la necesidad de mantener mejor los activos, promover una prestación de servicios sostenible y retrasar el gasto de capital tanto como sea posible.

La mayoría de los municipios están acostumbrados a los sistemas de gestión financiera, sistemas que atienden las verificaciones de activos, el desarrollo y soporte de registros de activos. Si bien estos municipios tienden a seguir muy bien todas las regulaciones de la cadena de suministro, les falta el mejor interés de la gestión física y adecuada de los activos. Sin embargo, muchas oportunidades de mejora podrían desencadenarse al usar un CMMS para apoyar su gestión de mantenimiento. Las funciones básicas de planificación y control del trabajo de mantenimiento, creación de órdenes de trabajo, el seguimiento o medición más avanzado de técnicos o proveedores de servicios, la administración y optimización de almacenes o repuestos y la presentación de informes asociada podrían mejorar significativamente la vida laboral de los empleados municipales y la prestación de servicios por estos municipios. El impacto negativo del mantenimiento reactivo e ineficiente, experimentado por la mayoría del gobierno local, puede revertirse utilizando los sistemas de software adecuados respaldados por la capacitación y los procesos comerciales adecuados.

La Importancia de la Gestión de Activos y el Software Adecuado para Municipios

Lamentablemente, muchos municipios no pueden proporcionar un historial del servicio o mantenimiento de los activos de los cuales son custodios. Esta información vital es un pilar para el mantenimiento predictivo que previene averías no planificadas y contratiempos que cuestan miles, a veces millones de dólares. Por lo tanto, los municipios deben diferenciar entre los diferentes sistemas de software para servir mejor a sus requisitos más amplios de cumplimiento financiero y, especialmente, a sus requisitos de gestión de activos físicos.

Cada municipio también necesita reconocer su nivel de madurez en la gestión de activos y su competencia en la investigación de sistemas. Además, los municipios deben asegurarse de que esto se traduzca en sus términos de referencia y alcance de obras que buscan encontrar sistemas más adecuados para evitar el problema común de alcances amplios y abarcadores que son inalcanzables y generalmente demasiado avanzados para las necesidades de la entidad desde el principio.

Para terminar, nunca debemos perder de vista el hecho de que los sistemas de software son un medio para habilitar a las personas en apoyo de algo, en este caso, la gestión de activos. Es un error pensar que un sistema de software resolverá automáticamente todos los problemas enfrentados por el gobierno local. En cambio, los municipios deben ser prácticos y específicos sobre lo que desean lograr y deben centrar su atención en la gestión sólida de activos físicos y no solo en el cumplimiento contable. No uno sobre el otro, sino ambos en unísono y en apoyo de una mejor gestión de activos y mantenimiento para garantizar una prestación de servicios sostenible y custodios de activos empoderados. Solo entonces se puede confirmar que un sistema ha mejorado de hecho la gestión de activos públicos por parte de propietarios municipales de activos responsables.

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