Medir y gestionar el rendimiento en una organización es vital para impulsarla hacia el éxito.
El equipo gerencial requiere una toma de decisiones basada en hechos, que dependen de medidas de rendimiento reales. En las organizaciones medianas y grandes, que suelen abarcar múltiples sectores y países de clientes, la evaluación consistente del rendimiento a menudo es un desafío experimentado por los ejecutivos.
Las organizaciones con un historial de fusiones y adquisiciones complican aún más la estandarización al tener múltiples modelos operativos en funcionamiento.
Un enfoque estructurado para el desarrollo e implementación de un cuadro de mando de gestión de activos puede preparar a una organización para el éxito.
El éxito de un enfoque estructurado
Los esfuerzos exitosos en los cuadros de mando de Gestión de Activos, pueden equilibrar la necesidad a corto plazo de rastrear éxitos rápidos, al implementar un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) de gestión de activos, que pueda rastrear el progreso en el ciclo estratégico y fomentar los comportamientos deseados en la organización.
La gestión del cambio efectiva es clave para manejar la resistencia al cambio y para incorporar la medición del rendimiento en la cultura operativa. Un enfoque estructurado respalda a una organización que está en transición hacia un conjunto de indicadores o KPI nuevos y mejorados.
La Figura 1 a continuación muestra dicho enfoque estructurado.
Figure 1. Structured approach to AM Scorecard Development and Implementation (Un enfoque estructurado para el desarrollo e implementación del cuadro de mando de Gestión de Activos.)
Evaluación de los KPI´s Actuales
Las organizaciones sin medidas de rendimiento son raras en la actualidad. El conjunto de KPI´s de una organización debe ser reevaluado periódicamente y esta evaluación debe ser revisitada al inicio de una intervención de Gestión de Activos, como el desarrollo de un cuadro de mando de Gestión de Activos actualizado.
Antes de intentar cambiar las medidas que una organización utiliza para rastrear el rendimiento, un profesional de Gestión de Activos debe comprender los KPI´s actuales. Estos KPI´s a menudo están incorporados en la cultura de una organización.
Los KPI´s existentes pueden ser aprovechados para respaldar la implementación (por ejemplo, adoptando un KPI útil en divisiones y sitios), o pueden representar una barrera potencial para implementar el cuadro de mando.
Los KPI´s claves deben destacarse para generar éxitos rápidos. Los KPI´s que pueden ser una barrera potencial deben ser identificados en las primeras etapas de su iniciativa para permitir que un profesional de Gestión de Activos planifique su enfoque para abordar los cambios necesarios. Los KPI´s vinculados a incentivos, especialmente para el personal sindicalizado, requieren una participación proactiva de las partes interesadas.
La evaluación del conjunto actual de KPI´s debe considerarse como una oportunidad para interactuar con las partes interesadas y obtener retroalimentación directa sobre lo que está funcionando en el conjunto actual de KPI´s y lo que requiere cambios o revisión.
Este compromiso debe llevarse a cabo en múltiples niveles de la organización y en todas las funciones afectadas. La inversión en esta actividad da sus frutos en las fases posteriores del desarrollo e implementación, pero no es un sustituto de la gestión del cambio.
Definir los KPI´s futuros
Una vez que se comprenden los KPI´s actuales, estos KPI´s pueden servir como punto de partida al interactuar con las partes interesadas para determinar el cuadro de mando de Gestión de Activos que se utilizará para impulsar el rendimiento de la Gestión de Activos. Se recomienda un marco de Gestión de Activos, como se muestra en la figura a continuación, para analizar las brechas en los KPI´s.
Antes de desarrollar los futuros KPI´s, la organización y los objetivos posteriores de Gestión de Activos deben definirse claramente y documentarse. Todos los KPI´s en un cuadro de mando de Gestión de Activos deben estar alineados con estos objetivos, independientemente del marco utilizado para evaluar y definir los KPI´s.
Los KPI´s deben desarrollarse desde el nivel estratégico (dirección ejecutiva/senior) hasta el táctico (gerencia media) y posteriormente hasta el nivel operativo (personal operativo). Es importante medir a las personas y equipos utilizando KPI´s en los que puedan influir.
Al definir los KPI´s, se debe considerar la madurez de los procesos para garantizar que sean factibles. Implementar medidas avanzadas para un proceso inmaduro, complicaría la adopción por parte de las partes interesadas en el negocio.
Los KPI´s seleccionados debe documentarse formalmente con definiciones, fórmulas, frecuencia de reportes y fuentes de datos indicados para todos los KPI´s.
Fase de Desarrollo
Definir los futuros KPI’s de Gestión de Activos es solo una parte de la preparación para implementar el cuadro de mando mejorado de Gestión de Activos. Se requiere un desarrollo para hacer funcionar los nuevos KPI’s.
Un profesional de Gestión de Activos debe definir:
- Cómo se presentarán los KPI’s.
- Cuáles deberían ser los objetivos de los KPI’s.
- Cómo se gestionará la información.
Este desarrollo se discute en las siguientes secciones.
Desarrollo del cuadro de mando y reportes
Numerosas herramientas de reportes y de inteligencia empresarial (BI: Business Inteligence) han surgido en el mercado para respaldar a las organizaciones en la provisión de plataformas que ayuden a la configuración de reportes, cuadros de mando y análisis de datos. En las organizaciones grandes, estas herramientas deben utilizarse para ayudar en la estandarización y automatización de los reportes.
Se deben evitar los reportes basados en Excel ya que requieren de mucho trabajo, la velocidad de los datos tiende a ser baja para dichos reportes y son propensos a manipulación.
La selección de las herramientas de software es un factor clave en el éxito de la implementación de un cuadro de mando de Gestión de Activos.
La funcionalidad deseada de una herramienta de software debe ser el factor principal al evaluar las plataformas disponibles. Optar automáticamente por herramientas actualmente disponibles en la organización, a menudo condena a meses de desarrollo personalizado y frustración de los usuarios finales.
Un profesional de Gestión de Activos debe considerar los siguientes factores al seleccionar un software para el cuadro de mando de Gestión de Activos:
- Facilidad de implementación de reportes y cuadros de mando
- Configurabilidad de cuadros de mando y reportes por usuarios internos (power users)
- La capacidad de interactuar con los sistemas de información existentes (sistemas MES, EAMS y SCADA) es un requisito indispensable. Es recomendable seleccionar un software que pueda interactuar utilizando varios protocolos y que sea independiente de la plataforma.
- Requerimientos de desarrollo de software para configurar el cuadro de mando
- Capacidad de crecimiento del sistema
- Funcionalidad móvil
- Soporte disponible y comunidad de desarrolladores
Una vez que se ha seleccionado una plataforma de software para los reportes de Gestión de Activos, se deben configurar cuadros de mando para generar reportes y monitorear el rendimiento a nivel ejecutivo, departamental y operativo.
Cada cuadro de mando debe optimizarse para mostrar información relevante solo para el usuario final. Es vital que todos los cuadros de mando y datos representen una única versión de la verdad, con datos y cálculos consistentes y alineados.
Las suites de software enfocadas en la Gestión de Activos, como On Key Insights, cumplen con los factores mencionados anteriormente, y el factor diferenciador clave suele ser la capacidad del proveedor de servicios para vincular los requisitos comerciales con el sistema implementado.
Figure 2. Dashboard from On Key Insights providing an operational view of the Work Management KPIs and the distribution of work (Tablero de control de On Key Insights que proporciona una vista de los KPI’s de Gestión del Trabajo y distribución de las tareas.)
Figure 3. Reliability Dashboard from On Key Insights utilising Jack Knife Analysis (Tablero de confiabilidad de On Key Insights utilizando en el Análisis de Jack Knife.)
Definición de metas
Cuando un supervisor o gerente se enfrenta a un nuevo KPI, su primera pregunta suele ser “¿cuál es un buen resultado para este KPI?”.
La definición de metas que sean alcanzables y al mismo tiempo impulsen el comportamiento objetivo es lo que un profesional de Gestión de Activos debe buscar. Estas metas deben definirse antes de la implementación en toda una organización o en las primeras etapas de la implementación de un cuadro de mando de Gestión de Activos.
Un profesional de Gestión de Activos tiene las siguientes herramientas disponibles para determinar los objetivos de rendimiento:
- Comparación con empresas del mismo sector
- Comparación interna mediante la recopilación de datos sobre el rendimiento interno durante un período de prueba inicial
- Modelado y simulación
Estrategia de información
La disciplina operativa, en el manejo de la información que alimenta los cuadros de mando, es el factor clave para asegurar que las mediciones sean relevantes y correctas.
La estrategia de información de una organización debe actualizarse para respaldar el cuadro de mando de Gestión de Activos mediante la definición de:
- Datos de entrada y sistemas fuente.
- Roles y responsabilidades para garantizar la integridad de los datos
- Cómo se realizará la adquisición de datos para transacciones relevantes
- Controles de calidad de datos
- Requisitos de velocidad de los datos
- Responsabilidad de compilación y distribución de KPI
- Política de retención y seguridad de la información
- Requisitos de auditoría de información
Una gestión del cambio efectiva
Para un cambio en los KPI’s de Gestión de Activos, una gestión del cambio organizacional, es vital para preparar el negocio para el éxito. Seleccionar campeones del cambio en cada sitio, incluso en cada función, es clave para lograr los cambios esperados en la organización. La manera en la que una organización proactivamente administra la resistencia al cambio determinará la efectividad de la implementación del cuadro de mando de Gestión de Activos.
Implementación del cuadro de mando de Gestión de Activos
Si se cumplen los procesos mencionados en este artículo cómo: entender el estado actual de una organización, definir un nuevo cuadro de mando de Gestión de Activos, desarrollar reportes, definir metas para los KPI’s y preparar la gestión del cambio, la organización estará lista para el lanzamiento del nuevo y mejorado cuadro de Mando de Gestión de Activos. .
Un profesional de Gestión de Activos debe resistir el impulso de implementar todos los cambios de una vez. Se recomienda un enfoque por fases para probar conceptos y crear impulso. Esto evitará que los interesados se sientan abrumados por el cambio.
Los KPIs deben ser priorizados según su importancia estratégica para el negocio, y el lanzamiento debe comenzar en sitios estratégicos. Los esfuerzos de implementación del cambio deben duplicarse en esta etapa, enfocándose en la gestión del compromiso en las etapas iniciales y en que los sitios asuman la propiedad de los nuevos KPIs.
Un resultado de los esfuerzos de gestión del cambio, es el apoyo de la alta dirección en la implementación; esto es clave ya que cuando la alta dirección y los ejecutivos utilizan KPIs influye positivamente en el éxito y sostenibilidad del lanzamiento.
Herramientas simples, como la gestión visual, deben ser utilizadas para asegurar que los KPIs sean visibles para los empleados. Cuanto más efectivamente se comuniquen y pongan a disposición de los empleados los KPIs, más efectivo será el proceso de lanzamiento y la aceptación por parte de los empleados.
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